PMS กับ channel manager ทำไมถึงจ่ายแยกสองก้อน

ถ้าคุณเปิดโฮสเทล 20 เตียงในกรุงเทพฯ หรือเชียงใหม่ คุณน่าจะเคยได้ใบเสนอราคาสองใบ ใบแรกคือค่าระบบจัดการที่พักหรือ PMS ที่เก็บปฏิทินและข้อมูลผู้เข้าพัก อีกใบคือค่า channel manager ที่คอยส่งจำนวนห้องว่างออกไปยัง Booking.com, Agoda และ Airbnb สองล็อกอิน สองใบแจ้งหนี้ สองทีมซัพพอร์ต และหน้าจอ mapping ตรงกลางที่ไม่มีใครอยากแตะ

โครงสร้างแบบนี้ไม่ได้เกิดจากข้อจำกัดทางเทคนิค มันเป็นผลพลอยได้จากวิธีที่ธุรกิจนี้เติบโตขึ้นมา และมันมีต้นทุนจริงที่แทบไม่เคยปรากฏอยู่ในตารางราคา

ทำไม PMS กับ channel manager ถึงถูกแยกขาย

channel manager เกิดก่อนที่ที่พักขนาดเล็กส่วนใหญ่จะมี PMS ใช้ด้วยซ้ำ ยุคที่ปฏิทินของโฮสเทลยังเป็นไฟล์ Excel หรือกระดานเขียนมือ ปัญหาเร่งด่วนคือ OTA สี่เจ้ามี extranet ของตัวเองคนละหน้า ใครทำเครื่องมือที่พิมพ์ตัวเลขครั้งเดียวแล้วส่งไปครบทุกเจ้าได้ ก็แก้ปัญหานั้นจบ โดยไม่ต้องสนใจเลยว่าเบื้องหลังคุณใช้อะไรอยู่ มันจึงถูกขายแยกและคิดเงินแยกมาตั้งแต่ต้น

ต่อมาผู้ผลิต PMS มีทางเลือกสองทาง คือสร้างการเชื่อมต่อกับ OTA เองซึ่งช้าและไม่มีวันจบเพราะแต่ละช่องทางเปลี่ยน API ตลอด หรือไปเชื่อมกับ channel manager ที่มีอยู่แล้ว ส่วนใหญ่เลือกทางที่สอง ผลของการตัดสินใจนั้นยังอยู่ในใบแจ้งหนี้ของคุณจนถึงทุกวันนี้

ต้นทุนที่ไม่ได้อยู่ในใบเสนอราคา

ค่าบริการรายเดือนคือส่วนที่ทุกคนเอามาเทียบกัน และมันคือส่วนที่เล็กกว่า ต้นทุนอีกสี่ก้อนซ่อนอยู่ข้างหลัง

1. ตั้งค่าสองรอบ และแก้สองรอบทุกครั้ง

ประเภทห้องของคุณมีอยู่สองชุด ชุดหนึ่งใน PMS อีกชุดใน channel manager และสองชุดนี้ต้องตรงกันเสมอ เพิ่มห้องใหม่ แยกห้องรวม เปลี่ยนชื่อห้องเพื่อทำโปรโมชัน คุณต้องทำทั้งสองที่ ถ้า mapping ผิด คุณจะไม่รู้จากข้อความแจ้งเตือน แต่จะรู้ตอนแขกยืนอยู่ตรงหน้าเคาน์เตอร์

2. ช่องว่างระหว่างสองระบบคือที่ที่ overbooking เกิด

การจองเข้ามาที่ channel manager แล้ววิ่งต่อไป PMS จากนั้น PMS ก็ส่งจำนวนห้องว่างชุดใหม่ย้อนกลับออกไป ทุกช่วงต่อมีดีเลย์ของมัน วันอังคารที่เงียบ ๆ ดีเลย์นั้นมองไม่เห็น แต่คืนที่มีคอนเสิร์ตหรือเทศกาลแล้วเตียงสี่เตียงสุดท้ายขายหมดภายในสิบนาที ดีเลย์นั้นคือความต่างระหว่างปิดการขายทัน กับแขกสองคนถือใบจองเตียงหมายเลขเดียวกัน ยิ่งการจองต้องข้ามเส้นแบ่งระหว่างระบบมากเท่าไร จุดที่มันค้างได้ก็มากขึ้นเท่านั้น

3. เวลามีปัญหา คุณต้องเสียเวลาหาว่าใครผิด

ราคาที่แก้แล้วไม่ขึ้นบน Agoda มีผู้ต้องสงสัยสามจุดและผู้ขายสองเจ้า ซึ่งแต่ละเจ้าก็ชี้ไปหาอีกเจ้าได้อย่างมีเหตุผล เวลาที่คุณใช้พิสูจน์ว่าเป็นความผิดของใคร มักแพงกว่าตัวปัญหาเองเสียอีก

4. การคิดเงินรายช่องทางทำงานสวนทางกับคุณ

channel manager หลายเจ้าคิดเงินตามจำนวนการเชื่อมต่อ ไม่ใช่ตามจำนวนที่พัก การเพิ่ม Hostelworld เพราะอยากได้ทราฟฟิกสายแบ็คแพ็คจึงไม่ฟรี สุดท้ายคุณเริ่มตัดสินใจเรื่องช่องทางการขายจากค่าเชื่อมต่อ แทนที่จะตัดสินจากว่าช่องทางไหนพาแขกที่ใช่เข้ามา นั่นเป็นเหตุผลที่ไม่ดีเลยในการปิดช่องทางทิ้งไว้

วิธีเทียบแพ็กเกจแบบรวมโดยไม่หลงตัวเลข

ราคาแบบรวมจะดูแพงกว่าราคา PMS อย่างเดียวเสมอ เพราะมันครอบสองอย่าง การเอาตัวเลขหน้าปกมาชนกันตรง ๆ จึงไม่บอกอะไรเลย ให้คำนวณยอดรวมต่อเดือนแทน และถามคำถามชุดนี้กับผู้ขายทุกเจ้า รวมถึงเจ้าที่ขายแบบรวมด้วย

• channel manager คิดเงินต่อที่พัก หรือต่อการเชื่อมต่อ ถ้าคิดต่อการเชื่อมต่อ ให้ลองตีราคาจากรายชื่อช่องทางจริงของคุณ ไม่ใช่ชุดเริ่มต้นที่เขายกตัวอย่างมา
• มีค่าติดตั้งหรือค่าเปิดระบบฝั่งไหนบ้าง ค่าพวกนี้มักถูกพูดถึงครั้งเดียวแล้วหายไปจากการเปรียบเทียบ
• สัญญาผูกกี่ปี และข้อมูลของคุณจะเป็นอย่างไรเมื่อเลิกใช้ ขอให้ตอบเป็นรูปแบบไฟล์ที่ดึงออกได้จริง
• ใครเป็นเจ้าของความสัมพันธ์กับ OTA ถ้าการเชื่อมต่ออยู่ในมือ channel manager การเปลี่ยน PMS ในอนาคตแปลว่าต้องไปตั้งต้นใหม่กับทุกช่องทาง
• ราคาที่แก้ในระบบใช้เวลากี่นาทีกว่าจะถึง OTA และตัวเลขนั้นอยู่ในสัญญาหรืออยู่ในโบรชัวร์

จากนั้นบวกทุกอย่างแล้วหารด้วยจำนวนห้องของคุณ ตัวเลขต้นทุนต่อห้องต่อเดือนแบบรวมทุกอย่างแล้ว คือตัวเลขเดียวที่เอาไปเทียบข้ามเจ้าได้จริง

อะไรเปลี่ยนไปเมื่อมันเป็นระบบเดียว

เมื่อปฏิทินกับการเชื่อมต่อช่องทางเป็นผลิตภัณฑ์เดียวกัน ประเภทห้องของคุณมีอยู่ชุดเดียว เตียงโดมที่ปิดซ่อมก็คือปิดทุกช่องทางทันที เพราะไม่มีสำเนาที่สองของสต๊อกให้ต้องตามไปแก้ งาน mapping กลายเป็นขั้นตอนตอนติดตั้ง ไม่ใช่งานประจำ และเวลาอะไรไม่ขึ้นบนช่องทางไหน ก็มีที่ให้ดูที่เดียว

นี่คือโครงสร้างที่เราเลือกใช้กับ Kimchee channel manager เป็นส่วนหนึ่งของตัวผลิตภัณฑ์ ไม่ใช่พาร์ตเนอร์ที่คุณต้องไปทำสัญญาแยก จึงไม่มีบิลรายช่องทางและไม่มีหน้าจอ mapping ที่สอง ระบบเชื่อมต่อทำงานบนโครงสร้างของ Channex ซึ่งครอบคลุมช่องทางมากกว่า 490 ช่องทาง รวมถึง Booking.com, Airbnb, Agoda, Expedia, Hostelworld และ Trip.com ดูรายการช่องทางได้ที่ หน้าช่องทางการขาย ส่วน หน้าราคา แสดงค่าบริการรายเดือนที่รวมการเชื่อมต่อไว้แล้ว โดยทุกแพ็กเกจใช้ฟังก์ชันชุดเดียวกัน ไม่มีฟีเจอร์ที่ล็อกไว้เฉพาะแพ็กเกจแพง

เราไม่ได้คิดโครงสร้างนี้จากบนกระดานไวท์บอร์ด เราเปิดที่พักสามแห่งอยู่ที่เมืองปูซาน ประเทศเกาหลี และเราเองนี่แหละที่เคยนั่งแก้ mapping ห้องตอนเที่ยงคืน การทำให้มันเป็นระบบเดียวคือทางที่สั้นที่สุดที่จะไม่ต้องทำแบบนั้นอีก

ข้อที่ต้องพูดกันตามตรง

การรวมเป็นระบบเดียวไม่ได้ดีกว่าโดยอัตโนมัติ ถ้าคุณมี channel manager ที่ใช้อยู่แล้วและไว้ใจได้ ต่อเข้ากับ PMS ที่คุณถนัดมือ นั่นก็เป็นชุดที่ใช้งานได้ดีอยู่แล้ว และถ้ารายชื่อช่องทางของคุณสั้นและนิ่ง การแยกกันแทบไม่มีต้นทุนอะไรเลย แพ็กเกจรวมจะคุ้มก็ต่อเมื่อสต๊อกของคุณเปลี่ยนบ่อย คุณขายทั้งเตียงโดมและห้องส่วนตัวปนกัน หรือคุณเปิดปิดช่องทางไปมาตลอดทั้งปี

ลองดูก่อนว่าข้อไหนตรงกับที่พักของคุณ แล้วค่อยไปดูราคา ถ้าอยากให้ช่วยดูตัวเลขของคุณเองอีกแรง ส่งมาคุยกันได้ ถ้าคำตอบคืออยู่ที่เดิมดีกว่า เราก็จะบอกตรง ๆ แบบนั้น