PMSとサイトコントローラーはなぜ別料金なのか

20ベッドのホステルを運営していると、見積もりが二枚届くことがあります。一枚はカレンダーと予約を持つPMS、もう一枚はBooking.comやAgodaに空室を流すサイトコントローラー。ログインが二つ、請求書が二通、問い合わせ窓口が二つ。そしてその間には、誰も触りたくないマッピング画面があります。

これは技術的に必然だからそうなっているわけではありません。業界の育ち方の副産物で、しかも料金表にはまず出てこないコストが実際にかかっています。

なぜ二つに分かれたのか

サイトコントローラーは、小規模の宿がPMSを持つよりも先に広まりました。2000年代、ゲストハウスのカレンダーは紙か表計算ソフトで、いちばん困っていたのは「OTAごとに管理画面が違う」ことです。一つの数字を複数の管理画面へ流し込む道具は、宿が内部で何を使っていようと関係なく役に立ちます。だから単体の商品として売られ、単体で値段がつきました。

PMS側には二つの道がありました。自分で各チャネルにつなぐか、すでにあるサイトコントローラーと連携するか。チャネルの仕様は変わり続けるので前者には終わりがありません。多くのPMSは後者を選びました。その判断が、二十年後のいまも請求書に残っています。

分離構造が実際に払わせているもの

誰もが比べるのは月額です。そして月額は、この構造のコストのうち小さいほうです。

1. セットアップが二回、修正も二回

部屋タイプはPMSとサイトコントローラーの両方に存在し、両者が一致していなければなりません。部屋を増やす、ドミトリーを分ける、キャンペーン用に名前を変える。そのたびに二か所を触ります。マッピングを間違えても、エラー画面は出ません。フロントに立っているゲストから知らされます。

2. システムの隙間にオーバーブッキングが住む

予約はサイトコントローラーに届き、PMSへ渡り、PMSが新しい在庫数を返します。乗り換えのたびに遅延が積み上がります。空いている平日なら誰も気づきません。花火大会や連休で最後の4ベッドが埋まる夜には、きれいに売り止めできるか、同じベッドに二人が来るかの差になります。予約が境界をまたぐ回数が多いほど、止まる場所も増えます。

3. 問い合わせが責任の切り分けから始まる

Agodaに料金が出ない。原因の候補は三つあり、事業者は二社。どちらも相手を指し示す理由を持っています。どちらの問題かを確定させる時間のほうが、直す時間より長い、ということが起こります。

4. チャネル別課金は増やすほど不利になる

サイトコントローラーには、接続チャネル数で課金する方式があります。新しい販路を試すたびに費用が増える設計なので、試すこと自体をためらうようになります。閑散期に一本増やして様子を見る、という本来は軽いはずの行為が、判断コストの高い行為になってしまいます。金額の比較は各社の公式料金表で確認してください。

「込み」のプランを正しく比較する

「サイトコントローラー込み」と書いてあるプランを見るときは、次を確認すると実態がわかります。

• 接続チャネル数で追加課金があるか。込みだが3チャネルまで、という書き方は珍しくありません。
• 上位プラン限定の機能があるか。プランによって機能が変わるなら、月額だけの比較は成立しません。
• 初期費用・接続設定費が別建てかどうか。
• 契約期間の縛り。年契約を前提にした月額表示かどうか。
• 直販の手数料。自社サイト経由の予約に何がかかるか。

Kimchee PMSの場合、サイトコントローラーはプランに含まれていて別請求はありません。全プランで機能は同じで、上位プラン限定の機能はありません。長期契約の縛りもありません。料金は客室数の区切りで決まり、ドミトリーは4ベッドを1客室として換算します。実際の金額は料金ページに表で出しています。

一つになると何が変わるか

劇的に変わるわけではありません。変わるのは日々の手数です。部屋タイプが一か所にしか存在しないので、二重登録もマッピングのズレもありません。ドミトリーのベッド単位カレンダーと、OTAに出る在庫が同じデータを見ています。おかしくなったときの連絡先が一つです。

接続の基盤にはChannexを使っていて、490以上のチャネルにつながります。名前を出せるところではBooking.com、Airbnb、Agoda、Expedia、Hostelworld、Trip.comです。楽天トラベルやじゃらんのような国内OTAを主力にしている宿は、対応状況が販路ごとに違うので、チャネル一覧を見るか、問い合わせで具体的な販路名を挙げて聞いてください。ここは一般論で答えても意味がない部分です。

正直な但し書き

込みが常に正解とは限りません。いま使っているサイトコントローラーで国内OTAとの接続が安定していて、スタッフがその画面に慣れているなら、乗り換えの手間のほうが大きいこともあります。

もう一つ、日本の宿には先に知っておいてほしい点があります。ゲストが見る画面は日本語に対応していますが、管理者が使うPMSの画面は現時点で韓国語と英語です。スタッフが英語の画面で作業できるかどうかは、検討のいちばん最初に確かめてください。機能そのものの一覧は機能ページにあります。

私たちは釜山で実際に宿を運営しています。One Way Guesthouse（約38客室）、KIMCHE Guesthouse Downtown（約45客室）、JMC Residence（スタジオ15ユニット）。この記事に書いたことは営業資料ではなく、自分たちの日々の運用から出ています。

自分の宿でいくらになるかは、料金ページに客室数を当てはめればその場でわかります。