PMS เกสต์เฮาส์ vs PMS โรงแรม: 5 สิ่งที่ที่พักแบบเตียงต้องมีจริง

คำตอบสั้น ๆ ก่อน

ถ้าคุณดูแลโฮสเทลหรือเกสต์เฮาส์ราว 30 เตียง ฟีเจอร์เด่นของ PMS โรงแรมอย่าง rate plan หลายชั้น, yield tier และ POS ร้านอาหาร แทบไม่ได้ถูกใช้ แต่คุณยังต้องจ่ายค่าระบบ และให้พนักงานเรียนเมนูที่ไม่เกี่ยวกับงานประจำวัน ขณะที่งานที่กินเวลาจริงอยู่ที่อื่น

งานเหล่านั้นมี 5 อย่างที่ระบบโรงแรมมักทำได้ไม่ดี คือ (1) ขายและจัดเตียงทีละเตียง (2) ซิงก์หลายช่องทางขายโดยไม่จองซ้อน (3) เช็กอินเองตอนไม่มีคนอยู่เคาน์เตอร์ (4) สั่งงานแม่บ้านตามห้องและเตียง (5) ให้พนักงานกะหมุนเวียนเข้าระบบโดยไม่ต้องแจกสิทธิ์เต็ม

เราเป็นทีมที่ทำ Kimchee PMS และเปิดที่พักเองในปูซาน เกาหลีใต้ ได้แก่ One Way Guesthouse (ใกล้สถานีปูซาน ราว 38 ห้อง) และ KIMCHE Guesthouse Downtown (ย่านซอมยอน ราว 45 ห้อง) เนื้อหาจึงมาจากงานหน้าเคาน์เตอร์จริง แต่หลักคิดใช้กับโฮสเทลในกรุงเทพฯ เชียงใหม่ หรือบนเกาะได้เหมือนกัน

ฟีเจอร์โรงแรมที่ที่พักราว 30 เตียงมักใช้ไม่ถึง

• Rate plan หลายชั้น เช่น ราคาองค์กร ราคาแพ็กเกจ ราคาสมาชิก เกสต์เฮาส์ส่วนใหญ่มีราคาหน้าร้านชุดเดียว บวกเงื่อนไขยกเลิกที่ตั้งผ่าน OTA ก็พอ
• Yield tier ที่มีกฎซับซ้อน ถ้าคุณปรับราคาเองสัปดาห์ละไม่กี่ครั้ง การตั้งกฎ 10 ชั้นไม่คุ้มเวลา สิ่งที่ช่วยกว่าคือระบบที่เห็นวันหยุดและงานใหญ่ในเมืองแล้วปรับราคาให้ตามกรอบที่คุณกำหนด
• POS ร้านอาหารและโฟลิโอ ที่พักที่ขายเบียร์หรือเช่าผ้าเช็ดตัวไม่กี่รายการ ไม่ต้องมีระบบเปิดบิลโต๊ะผูกเข้าห้อง
• งานกลุ่ม งานเลี้ยง และบัญชีลูกหนี้องค์กร ที่พักแบบเตียงส่วนใหญ่รับเงินผ่าน OTA หรือหน้าเคาน์เตอร์ ไม่ได้ส่งใบแจ้งหนี้สิ้นเดือน

ไม่ได้แปลว่าฟีเจอร์พวกนี้ไม่ดี โรงแรม 100 ห้องที่มีฝ่ายขายต้องใช้แน่นอน แต่ที่พักที่มีคนทำงานกะละ 1–2 คน เมนูเหล่านี้แค่เพิ่มจุดที่พนักงานตั้งค่าผิดและเพิ่มเวลาสอนคนใหม่

5 สิ่งที่เกสต์เฮาส์ต้องการจริง

1. ขายและจัดการเป็นรายเตียง

ระบบโรงแรมมองห้องเป็นหน่วยขาย ห้องโดมจึงมักถูกตั้งเป็น “ประเภทห้อง” ที่มีจำนวนเท่ากับเตียง ใช้ได้จนกว่าจะต้องย้ายแขกที่โดนเพื่อนร่วมห้องบ่นเรื่องเสียงกรน หรือต้องกันโดมหญิงล้วนไม่ให้มีผู้ชายปนเข้ามา สิ่งที่ควรเห็นบนปฏิทินคือ เตียง A3 ว่างคืนนี้ เตียง B1 มีคนพักถึงพรุ่งนี้ แล้วลากย้ายได้ในหน้าเดียว Kimchee มีปฏิทินระดับเตียงและการจัดห้อง/เตียงแบบนี้

2. Channel manager ที่รวมอยู่ในระบบ

โฮสเทลมักขายพร้อมกันหลายช่องทาง เช่น Booking.com, Agoda, Hostelworld, Airbnb, Trip.com และ Expedia ปัญหาที่ทุกคนกลัวคือเตียงสุดท้ายถูกจองจากสองเว็บในนาทีเดียวกัน สิ่งที่ควรถามผู้ขายคือ โครงสร้างการคิดเงิน ว่า channel manager รวมอยู่ในค่าระบบหรือคิดแยกต่อช่องทาง ต่อห้อง หรือต่อการจอง เรื่องตัวเลขของเจ้าอื่นให้ดูจากตารางราคาทางการของแต่ละเจ้า แล้วบวกเป็นยอดรายเดือนเอง

ของ Kimchee รวม channel manager อยู่ในระบบ ไม่มีบิลแยก ใช้ Channex เป็นฐาน รองรับมากกว่า 490 ช่องทาง ดูรายละเอียดได้ที่หน้า ช่องทางที่เชื่อมต่อ

3. เช็กอินเองที่ไม่ต้องมีคนยืนรอ

แขกมาถึงตอนสี่ทุ่ม คนที่เคาน์เตอร์ติดเก็บห้องครัว หรือไม่มีใครอยู่เลย ที่พักจำนวนมากแก้ด้วยการส่งข้อความแล้วรอให้แขกตอบกลับ ซึ่งเสียเวลาทั้งสองฝ่าย ที่ Kimchee แขกสแกนบัตรประจำตัวที่คีออสก์หน้าร้านหรือผ่าน QR ที่ห้อง ระบบอ่านชื่อด้วย OCR แล้วจับคู่กับรายการจองของวันนั้น

จุดที่ใช้งานได้จริงคือ การจับคู่แบบใกล้เคียง ชื่อที่สะกดต่างจากใบจองเล็กน้อย เช่น ชื่อไทยที่เขียนเป็นอักษรโรมันหลายแบบ ก็ยังจับคู่ได้ ถ้าระบบไม่มั่นใจจะติดธงให้พนักงานตรวจ ไม่ปล่อยผ่านเอง เมื่อจับคู่สำเร็จ หน้าจอแสดงหมายเลขห้อง เตียง และรหัสเข้าที่ที่พักบันทึกไว้ ส่วนการเชื่อมกับสมาร์ทดอร์ล็อกยังอยู่ระหว่างพิจารณา ยังไม่ใช่ฟีเจอร์ที่ใช้ได้ตอนนี้

4. งานแม่บ้านที่ผูกกับเตียงและห้อง

เมื่อมีคนเช็กเอาต์จากเตียง B2 แม่บ้านต้องรู้ว่าต้องเปลี่ยนผ้าปูเตียงเดียว ไม่ใช่ทั้งห้อง และห้องไหนต้องเสร็จก่อนแขกใหม่มาถึง ระบบโรงแรมมีสถานะห้อง “สกปรก/สะอาด” แต่มักไม่ละเอียดถึงระดับเตียง Kimchee มีระบบจัดการงานแม่บ้านที่ทำงานร่วมกับปฏิทินเตียง

5. สิทธิ์พนักงานที่เรียบง่าย

ที่พักแบบเตียงมีคนหมุนเวียนเยอะ ทั้งพาร์ทไทม์ แม่บ้าน และอาสาสมัครที่มาพักแลกงาน การให้ทุกคนมีอีเมลกับรหัสผ่านเป็นภาระ Kimchee ให้พนักงานเข้าด้วยชื่อกับ PIN 6 หลัก และมี 4 บทบาท คือ team_lead, reception, housekeeping และ general แม่บ้านจึงเห็นแค่งานของตัวเอง ไม่ต้องเห็นรายงานรายได้

ลองคิดค่าใช้จ่ายจากตัวเลขของคุณเอง

เราไม่อยากให้คุณเชื่อตัวเลขจากบทความ ให้ลองทำตามนี้ ขั้นแรกนับเตียงทั้งหมด แล้วหารด้วย 4 เพราะเรานับเตียง 4 เตียงเป็น 1 ห้อง ที่พัก 30 เตียงจะได้ประมาณ 7–8 ห้อง ซึ่งอยู่ในช่วง 1–10 ห้อง ราคา 60 ดอลลาร์สหรัฐต่อเดือน (รวมภาษี) ขั้นต่อมา นำค่า PMS ของระบบที่คุณดูอยู่มาบวกกับค่า channel manager และค่าส่วนเสริมทุกรายการ จากนั้นเทียบกันเป็นยอดรายเดือน

ทุกแพ็กเกจมีฟีเจอร์เหมือนกัน ไม่มีฟีเจอร์ที่ล็อกไว้สำหรับแพ็กเกจแพงกว่า และไม่มีสัญญาผูกมัดระยะยาว ดูตารางเต็มได้ที่หน้า ราคา

ข้อจำกัดที่ควรรู้ก่อนตัดสินใจ

• หน้าเว็บของ Kimchee มีภาษาไทย แต่หน้าสำหรับแขกรองรับ 4 ภาษา คือ เกาหลี อังกฤษ ญี่ปุ่น และจีน ส่วนหน้าจอผู้ดูแลระบบเป็นภาษาเกาหลีและอังกฤษ
• ฟีเจอร์ที่เราระบุไว้ตอนนี้ไม่รวมการส่งข้อมูลผู้เข้าพักให้หน่วยงานรัฐ ผู้ประกอบการในไทยควรถามเรื่องนี้กับผู้ขายทุกเจ้าก่อนตัดสินใจ ดูรายการฟีเจอร์ล่าสุดได้ที่หน้า ฟีเจอร์

สรุป

ก่อนเลือกระบบ ลองเขียนว่าพนักงานของคุณทำอะไรซ้ำ ๆ ทุกวัน แล้วเอา 5 ข้อข้างบนไปเทียบ ถ้าระบบไหนทำเรื่องเตียง ช่องทางขาย เช็กอิน แม่บ้าน และสิทธิ์พนักงานได้ดี ก็ไม่จำเป็นต้องมี POS หรือ yield tier มาปนด้วย

ถ้าอยากคุยว่าระบบของเราเข้ากับการทำงานของที่พักคุณหรือไม่ ทักมาได้ที่หน้า ติดต่อเรา