เช็คอินแขกต่างชาติตอนตีสอง เกิดอะไรขึ้นจริงบ้าง

ไฟลต์ราคาประหยัดรอบดึกลงสุวรรณภูมิและดอนเมืองแทบทุกคืน กว่าจะผ่านตรวจคนเข้าเมือง รับกระเป๋า แล้วนั่งรถเข้ามาถึงย่านที่พัก ก็เลยเที่ยงคืนไปแล้ว ถ้าคุณเปิดโฮสเทลหรือเกสต์เฮาส์ที่รับแขกต่างชาติ คืนนี้ก็มีคนมาถึงตอนตีสอง เรื่องที่ว่ามันจะกินกะดึกของคุณหรือไม่ ถูกตัดสินไปนานแล้วก่อนที่แขกจะมาเคาะประตู

บทความนี้ไล่ดูว่าการเช็คอินรอบดึกต้องทำอะไรบ้างจริง ๆ และส่วนไหนที่ไม่ต้องใช้คนก็ได้

ห้าอย่างที่การเช็คอินรอบดึกต้องทำให้สำเร็จ

1. ยืนยันว่าคนที่ยืนอยู่ตรงหน้าคือใคร ชื่อบนใบจองต้องตรงกับคนที่มาถึง ซึ่งการจองผ่าน OTA มาพร้อมชื่อเล่น การสะกดแบบอื่น หรือชื่อของคนที่จ่ายเงินแทนที่จะเป็นคนที่มาพัก เป็นเรื่องปกติมาก
2. บันทึกข้อมูลผู้เข้าพักตามที่กำหนด ที่พักในไทยต้องจัดทำทะเบียนผู้เข้าพัก และสำหรับผู้เข้าพักชาวต่างชาติยังมีการแจ้งที่พักคนต่างด้าวหรือ ตม.30 เข้ามาเกี่ยวข้องด้วย รายละเอียดและกรอบเวลาต่างกันไปตามประเภทใบอนุญาตและพื้นที่ ควรยืนยันกับสำนักงานตรวจคนเข้าเมืองและนายทะเบียนในเขตของคุณโดยตรง อย่าอ้างอิงจากที่เพื่อนร่วมวงการเล่าต่อ ๆ กันมา
3. เก็บส่วนที่ค้างอยู่ เงินมัดจำ ยอดคงเหลือของการจองแบบจ่ายที่พัก หรือค่าใช้จ่ายอื่นตามนโยบายของคุณ
4. ส่งมอบทางเข้า กุญแจ รหัสประตู ตู้ล็อกเกอร์ และวิธีกลับเข้ามาตอนตีสี่
5. ตอบสามคำถามที่ทุกคนถาม ห้องน้ำอยู่ไหน อาหารเช้ากี่โมง และไปสถานีรถไฟฟ้ายังไง ในภาษาที่แขกอ่านออก

มีแค่ข้อสามกับข้อสี่ที่เป็นธุรกรรมจริง ๆ ที่เหลือคือการส่งต่อข้อมูล และการส่งต่อข้อมูลคือส่วนที่ไม่จำเป็นต้องมีคนตื่นอยู่

จุดที่การเช็คอินรอบดึกมักพัง

ชื่อไม่ตรงกัน

นี่คือจุดสะดุดที่เจอบ่อยที่สุด และแทบไม่เคยเป็นเรื่องทุจริต ส่วนใหญ่คือเพื่อนจองให้ การสะกดในพาสปอร์ตไม่ตรงกับโปรไฟล์ OTA หรือชื่อสกุลกับชื่อตัวสลับลำดับกัน คนหน้าเคาน์เตอร์จัดการเรื่องนี้ด้วยการเปิดรายการจองแล้วใช้วิจารณญาณ ระบบอัตโนมัติก็ต้องทำแบบเดียวกัน แปลว่าต้องเทียบชื่อแบบยืดหยุ่นกับรายการจองของคืนนั้น ไม่ใช่เทียบตัวอักษรให้ตรงเป๊ะ ระบบที่รับเฉพาะชื่อที่ตรงทุกตัวอักษรจะพลาดบ่อยพอที่จะต้องมีคนคอยแก้อยู่ดี

แขกอ่านคำแนะนำไม่ออก

รหัสประตูที่แปะไว้หน้าบ้านเป็นภาษาไทย ไม่ใช่รหัสประตูสำหรับแขกครึ่งหนึ่งของคุณ คำแนะนำการเข้าพักต้องถึงมือแขกก่อนเขามาถึง ในภาษาที่เขาอ่านได้ และต้องเปิดดูบนมือถือได้ตอนที่เขายืนอยู่หน้าประตูโดยไม่มีไวไฟ

ไม่มีใครรู้ว่าเตียงไหน

ห้องส่วนตัวนั้นบอกเลขห้องก็พอ แต่สำหรับห้องโดม แขกต้องรู้ทั้งห้อง หมายเลขเตียง และถ้าเป็นไปได้คือหมายเลขล็อกเกอร์ด้วย การส่งข้อความว่า "ห้อง 302" ให้คนที่จองเตียงในโดม 12 เตียง คือการรับประกันว่าจะมีคนถูกปลุกสองคน

การจองเปลี่ยน แต่คำแนะนำไม่เปลี่ยน

การย้ายห้องตอนหกโมงเย็นต้องตามไปแก้ข้อความที่แขกได้รับไปแล้ว ถ้าข้อมูลการเข้าพักถูกส่งครั้งเดียวแล้วไม่เคยอัปเดต แขกก็จะเดินไปผิดประตู

ตัวอย่างจริงจากที่พักของเราเอง

เราเปิดที่พักสามแห่งที่เมืองปูซาน ประเทศเกาหลี และเจอโจทย์เดียวกันนี้ทุกคืน แขกต่างชาติมาถึงหลังเที่ยงคืนเป็นเรื่องปกติ ขั้นตอนที่เคยกินเวลามากที่สุดไม่ใช่การรับเงิน แต่เป็นสามอย่างนี้ คือการเทียบชื่อบนเอกสารกับใบจอง การอธิบายว่าเตียงไหนเป็นของใครในห้องที่คนอื่นหลับไปแล้ว และการตอบคำถามเดิม ๆ เป็นภาษาที่แขกเข้าใจ พอไล่ดูทีละคืนก็เห็นว่า งานที่บังคับให้ต้องมีคนเฝ้าจริง ๆ มีอยู่ไม่กี่สาเหตุ และเกือบทุกสาเหตุแก้ได้ด้วยการเตรียมข้อมูลไว้ล่วงหน้า ไม่ใช่ด้วยการนั่งรอ

เช็คอินด้วยตัวเองเปลี่ยนอะไรบ้าง ตามจริง

ระบบเช็คอินด้วยตัวเองไม่ได้ทำให้เคาน์เตอร์หายไป มันย้ายแขกกลุ่มที่มาถึงแบบไม่มีปัญหาออกจากกะดึก แล้วเหลือเฉพาะเคสยกเว้นไว้ให้คนจัดการตอนเช้า หรือทางโทรศัพท์

ลำดับที่ใช้ได้จริงหน้าตาประมาณนี้ แขกได้รับลิงก์ก่อนวันเข้าพัก เปิดบนมือถือ สแกนเอกสารแสดงตน ระบบเทียบกับรายการจองของคืนนั้น แล้วแสดงหมายเลขห้องกับรหัสประตูขึ้นมาบนหน้าจอ ถ้าเทียบแล้วมั่นใจ แขกก็เข้าห้องได้เลย ถ้าไม่มั่นใจ ระบบควรตั้งธงไว้ให้พนักงานดู แทนที่จะปฏิเสธไปเฉย ๆ

ประโยคสุดท้ายคือประโยคที่สำคัญที่สุด คุณค่าไม่ได้อยู่ที่การทำให้เคสง่ายเป็นอัตโนมัติ แต่อยู่ที่การล้มเหลวอย่างสุภาพในเคสยาก เพื่อให้แขกไม่ติดอยู่นอกประตูและคุณไม่ถูกปลุก ระบบที่เจอชื่อกำกวมแล้วขึ้นข้อความผิดพลาดเฉย ๆ ไม่ได้ช่วยให้คุณเลิกอยู่กะดึกเลย

ฝั่ง Kimchee ทำงานแบบนี้ คือ QR ที่หน้าทางเข้าหรือลิงก์ส่งก่อนเข้าพัก สแกนเอกสารแสดงตนด้วย OCR เทียบชื่อแบบยืดหยุ่นกับรายการจอง แล้วแสดงห้องและรหัสประตูบนหน้าจอ มีคีออสก์หน้าเคาน์เตอร์และ QR ประจำห้องด้วยสำหรับที่พักที่ต้องการ ข้อความหาแขกส่งอัตโนมัติได้ และหน้าเว็บสำหรับผู้เข้าพักรองรับภาษาอังกฤษ ญี่ปุ่น จีน และเกาหลี ส่วนหน้าจอผู้ดูแลระบบเป็นภาษาอังกฤษกับเกาหลี ลำดับการทำงานทั้งหมดดูได้ที่ หน้าอธิบายวิธีใช้งาน การเชื่อมต่อกับกุญแจดิจิทัลยังอยู่ระหว่างพิจารณา ยังไม่ใช่ของที่ใช้ได้วันนี้

สิ่งที่เราจะทำก่อนตัดสินใจทำระบบอัตโนมัติ

จดเวลามาถึงของแขกทุกคนเป็นเวลาสองสัปดาห์ แล้วเขียนกำกับไว้ว่าเคสนั้นต้องใช้คนหรือไม่ และเพราะอะไร ผู้ประกอบการส่วนใหญ่พบว่าภาพจริงไม่เหมือนที่เดาไว้ บ่อยครั้งมีสาเหตุไม่กี่ข้อที่กินสัดส่วนเกือบทั้งหมดของการเช็คอินที่ต้องมีคนเฝ้า และหนึ่งในนั้นแก้ได้ด้วยข้อความก่อนเข้าพักที่เขียนดีขึ้น โดยไม่ต้องซื้อระบบใหม่เลย

ทำอัตโนมัติหลังจากนั้น ไม่ใช่ก่อนหน้า และถ้าปรากฏว่าแขกที่มาดึกส่วนใหญ่มาจาก OTA เจ้าเดียวที่แขกไม่เคยได้รับคำแนะนำของคุณ นั่นคือปัญหาการตั้งค่าช่องทางที่ใช้เวลาแก้สิบห้านาที

เราทำแบบฝึกหัดนี้กับที่พักของเราเองก่อนจะลงมือสร้างอะไรทั้งนั้น ถ้าอยากเทียบผลสองสัปดาห์ของคุณกับของเรา ทักมาได้เลย และถ้ากำลังตีตัวเลขค่าใช้จ่ายอยู่ หน้าราคา มีค่าบริการรายเดือนให้ดู