ตารางแม่บ้านโฮสเทล เมื่อเตียงดอร์มกับห้องส่วนตัวหมุนต่างกัน

คำตอบสั้น ๆ: แยกงานตามสิ่งที่แม่บ้านต้องลงมือทำ ไม่ใช่ตามสิ่งที่เราขาย

ห้องส่วนตัวขายเป็นห้อง แม่บ้านก็ทำเป็นห้อง แขกออก เข้าไปทำ แล้วห้องก็พร้อมขาย แต่ห้องดอร์มขายเป็นเตียง ส่วนแม่บ้านต้องเดินเข้าไปในห้องที่ยังมีคนนอนอยู่ เตียงหนึ่งอาจว่างตั้งแต่ 8 โมงเช้า ขณะที่อีกสามเตียงยังมีแขกพักต่อ ถ้าเอางานสองแบบนี้มาเรียงเป็นรายการเดียวตามเวลาเช็กเอาต์ ตารางจะเริ่มพังตั้งแต่สัปดาห์แรก

วิธีที่เราใช้ในที่พักของเราเองมีสามข้อ 1) แยกงานดอร์มเป็นสองชนิด คืองานเปลี่ยนเตียงกับงานทำห้องทั้งห้อง 2) เรียงลำดับด้วยเวลาที่แขกคนถัดไปจะเข้า ไม่ใช่เวลาที่แขกคนก่อนออก 3) จัดบอร์ดเป็นรายห้อง แล้วให้ห้องดอร์มกางดูสถานะรายเตียงได้ ที่เหลือของบทความคือรายละเอียดของสามข้อนี้

ทำไมสองแบบนี้ถึงชนกัน

ห้องส่วนตัวมีจังหวะเดียว คือแขกออก ทำห้อง ตรวจ แล้วพร้อมขาย เวลาต่อห้องค่อนข้างนิ่ง วางแผนง่าย

ห้องดอร์มมีหลายจังหวะซ้อนกันในห้องเดียว

• เตียง A แขกออกแล้ว รอเปลี่ยนผ้า
• เตียง B แขกพักต่ออีกหลายคืน ห้ามแตะของ
• เตียง C แขกออกแล้ว และมีคนจองเข้าตอนบ่ายวันนี้
• เตียง D ว่างและทำไว้แล้วตั้งแต่เมื่อวาน

ยังมีเรื่องเสียงกับแสงอีก คนที่ตื่นสายหรือทำงานกะดึกอาจยังนอนอยู่ตอนแม่บ้านเข้าไป ห้องส่วนตัวไม่มีปัญหานี้ ดังนั้นช่วงที่ดอร์มยังเงียบ ให้แม่บ้านทำห้องส่วนตัวก่อน แล้วค่อยเข้าดอร์มตอนแขกส่วนใหญ่ออกไปเที่ยวแล้ว

หลักที่ 1: แยกงานเปลี่ยนเตียงออกจากงานทำห้อง

งานในห้องดอร์มมีสองชั้น

• งานเตียง ถอดผ้าปู ปลอกหมอน ผ้าห่ม ปูชุดใหม่ เช็ดที่นอนและโครงเตียง ดูล็อกเกอร์ของเตียงนั้น
• งานห้อง กวาดถูพื้น เก็บขยะ เช็ดพื้นผิวที่ใช้ร่วมกัน ห้องน้ำรวม เติมของใช้

งานเตียงเกิดทุกครั้งที่แขกเตียงนั้นออก แต่งานห้องควรทำเป็นรอบ ไม่ต้องถูพื้นทั้งห้องทุกครั้งที่มีคนออกหนึ่งเตียง ถ้าแขกทยอยออกตลอดเช้า ให้ตั้งรอบทำห้องรอบเดียวหลังเวลาที่แขกส่วนใหญ่ออกแล้ว เตียงที่หลุดมาทีหลังเป็นงานเสริม แบบนี้ประหยัดแรงกว่าเดินเข้าห้องเดิมหลายรอบ

การแยกชั้นยังช่วยเรื่องแขกที่พักต่อ เตียง B ในตัวอย่างไม่ควรมีงานเตียงเกิดขึ้นเลย ส่วนจะเปลี่ยนผ้าให้แขกพักยาวทุกกี่คืนเป็นนโยบายของที่พักคุณเอง ขอแค่เขียนไว้ชัดและให้ทีมเห็นตรงกัน

หลักที่ 2: เรียงตามเวลาแขกเข้าถัดไป

โฮสเทลส่วนใหญ่เช็กเอาต์ช่วงสาย และเช็กอินช่วงบ่าย แต่แขกจริงไม่ได้มาตามเวลา บางคนลงจากรถทัวร์หรือรถไฟกลางคืนแล้วมาถึงตั้งแต่เช้า บางห้องไม่มีใครเข้าจนค่ำ ถ้าแม่บ้านทำตามลำดับห้องหรือตามลำดับที่แขกออก ห้องที่ต้องใช้ตอนบ่ายสองอาจยังไม่ได้ทำ ขณะที่ห้องที่ไม่มีใครเข้าจนพรุ่งนี้กลับเสร็จก่อน

ให้ใส่เวลา “แขกเข้าถัดไป” กับทุกห้องและทุกเตียงที่มีการจอง แล้วเรียงลำดับดังนี้

1. ห้องส่วนตัวที่แขกออกแล้วและมีคนเข้าวันนี้ เรียงจากเวลาเข้าที่เร็วที่สุด
2. เตียงดอร์มที่แขกออกแล้วและมีคนจองเข้าวันนี้
3. ห้องส่วนตัวและเตียงดอร์มที่ไม่มีคนเข้าวันนี้
4. รอบทำห้องดอร์มเต็มรูปแบบ (พื้น ห้องน้ำ ขยะ)
5. งานไม่เร่ง เช่น เช็ดลึก พลิกที่นอน ซักผ้าม่าน

ข้อ 2 ควรอยู่ก่อนข้อ 4 เสมอ แขกที่ลากกระเป๋าเข้ามาในดอร์มอยากรู้ว่าเตียงของเขาพร้อมหรือยัง พื้นห้องถูแล้วหรือยังเป็นเรื่องรองลงมา

หลักที่ 3: จัดบอร์ดเป็นรายห้อง แล้วซ้อนรายเตียงข้างใน

บอร์ดที่ใช้ได้จริงต้องตอบแม่บ้านให้ได้ในไม่กี่วินาที ว่าไปห้องไหนก่อน ต้องทำอะไร และทำเสร็จแล้วแจ้งใคร เราแนะนำโครงสร้างนี้

• จัดกลุ่มตามชั้นหรือโซนที่เดินงาน ไม่ใช่ตามประเภทห้อง จะได้ไม่ต้องขึ้นลงบันไดซ้ำ
• หนึ่งห้องหนึ่งแถว ห้องส่วนตัวมีสถานะเดียว ห้องดอร์มกางออกเป็นรายเตียงได้
• ทุกแถวมีเวลาแขกเข้าถัดไปกำกับ
• ใช้ชุดสถานะเดียวกันทั้งที่พัก

ชุดสถานะที่เรียบง่ายและพอใช้

ข้อสำคัญคือสถานะ “พร้อมขาย” ของห้องดอร์มต้องไม่ใช่ว่าทั้งห้องพร้อมพร้อมกัน เตียงหนึ่งพร้อมแล้วขณะที่อีกเตียงยังรอทำได้ ถ้าบอร์ดบังคับให้ทั้งห้องมีสถานะเดียว ประชาสัมพันธ์จะไม่กล้าให้แขกเข้าเตียงที่ทำแล้ว หรือไม่ก็ให้เข้าผิดเตียง

ตัวอย่างหนึ่งเช้าที่ใช้ได้จริง

สมมติโฮสเทลมีห้องส่วนตัวหลายห้องและดอร์มสองห้อง เช็กเอาต์ 11:00 เช็กอิน 14:00 วันนี้มีแขกดอร์มหนึ่งคนจะมาถึง 9 โมงเช้าด้วยรถทัวร์กลางคืน บอร์ดควรทำให้แม่บ้านเห็นว่าเตียงของคนนี้ต้องพร้อมก่อน ไม่ว่าตอนนั้นแขกคนก่อนจะออกแล้วหรือยัง ถ้าแขกคนก่อนออกไปตั้งแต่เมื่อคืน เตียงนั้นก็เปลี่ยนผ้าได้เลยตอนเช้า ถ้ายังไม่ออก ให้ประชาสัมพันธ์ตัดสินใจว่าจะย้ายแขกใหม่ไปเตียงอื่นที่ว่างหรือไม่ แทนที่จะปล่อยให้แม่บ้านมารู้เองหน้าห้อง

ช่วง 11 โมงถึงเที่ยง ห้องส่วนตัวที่มีแขกเข้าบ่ายสองจะถูกทำก่อนห้องที่ว่างทั้งวัน ส่วนรอบทำห้องดอร์มเต็มรูปแบบเริ่มหลังเที่ยง เมื่อแขกที่นอนต่อตื่นและออกไปแล้ว

วัดเวลาของที่พักคุณเอง ก่อนจัดคน

เราไม่ให้ตัวเลขกลางว่าเตียงละกี่นาที เพราะขึ้นกับชนิดผ้า ขนาดห้อง และระยะเดิน ให้คุณจับเวลาเองหนึ่งสัปดาห์ จดสามอย่างคือ เวลาเปลี่ยนเตียงหนึ่งเตียง เวลาทำห้องส่วนตัวหนึ่งห้อง และเวลารอบทำห้องดอร์มหนึ่งห้อง แล้วเอาไปเทียบกับจำนวนเตียงและห้องที่หมุนในวันที่ยุ่งที่สุดของสัปดาห์ จะรู้ว่าต้องใช้แม่บ้านกี่คนและเริ่มกี่โมง ตัวเลขที่ได้จากที่พักของคุณเองเชื่อถือได้กว่าตัวเลขจากบทความไหนก็ตาม

เมื่อใช้ซอฟต์แวร์ช่วย

สมุดหรือกระดานไวท์บอร์ดใช้ได้ตอนที่มีไม่กี่ห้อง แต่พอเตียงดอร์มกับห้องส่วนตัวหมุนปนกันและมีการจองหลายช่องทางเข้ามา การคัดลอกการจองลงบอร์ดด้วยมือเริ่มพลาด ถ้าจะเลือกระบบ ให้ลองตรวจสามข้อ

• ปฏิทินของระบบมองเป็นรายเตียงจริงหรือไม่ ไม่ใช่แค่นับเป็นจำนวนเตียงว่างต่อห้อง
• ฝั่งแม่บ้านเห็นงานของตัวเองโดยไม่ต้องเห็นข้อมูลที่ไม่เกี่ยวกับงาน
• เปลี่ยนสถานะได้จากมือถือที่หน้างานโดยไม่ต้องกลับมาเคาน์เตอร์

Kimchee PMS สร้างโดยคนที่ดูแลที่พักเองทุกวัน มีปฏิทินระดับเตียง การจัดวางห้องและเตียง และระบบจัดการงานแม่บ้านรวมอยู่ในตัว พนักงานเข้าสู่ระบบด้วยชื่อและ PIN 6 หลัก โดยมี 4 บทบาท รวมถึงบทบาทแม่บ้านโดยเฉพาะ รายละเอียดอยู่ที่ หน้าฟีเจอร์ และถ้าอยากเห็นภาพรวมว่าระบบทำงานต่อกันอย่างไร ดูได้ที่ หน้าวิธีการทำงาน ส่วนคำถามที่พบบ่อยอยู่ที่ หน้า FAQ

สรุปเป็นรายการตรวจ

1. แยกงานเตียงออกจากงานห้อง
2. ใส่เวลาแขกเข้าถัดไปกับทุกห้องและทุกเตียง
3. เรียงลำดับตามเวลาเข้า ไม่ใช่เวลาออก
4. ห้องส่วนตัวก่อนตอนดอร์มยังเงียบ รอบทำห้องดอร์มหลังแขกส่วนใหญ่ออก
5. บอร์ดเป็นรายห้อง กางรายเตียงได้ ใช้สถานะชุดเดียวทั้งที่พัก
6. จับเวลางานจริงหนึ่งสัปดาห์ แล้วค่อยกำหนดจำนวนคนและเวลาเริ่ม

ถ้าอยากคุยว่าบอร์ดแม่บ้านแบบนี้ควรหน้าตาเป็นอย่างไรกับที่พักของคุณ ทักมาได้ที่ หน้าติดต่อเรา