民宿入住訊息範本：該發哪幾則、何時發、用什麼語言

先講結論：四則訊息就夠了

想讓櫃檯少被問，不是多發訊息，而是把客人「一定會問的那幾題」，在他需要的那一刻先答掉。多數民宿和青旅，四則就夠：訂房確認、抵達前資訊、入住當天、退房前一晚。每一則只回答一類問題，而且不要反問客人問題。

另外有三種常見的訊息，發出去之後收到的回覆比它省下的問題還多，文章中段會逐一說明。如果你現在發的訊息裡有這三種，先拿掉它們，效果通常比新增訊息更明顯。

四則訊息：內容與時間點

退房後如果要請客人留評價，一句感謝加一個連結就好，不需要第五則、第六則。

為什麼入住碼不放在抵達前資訊

太早給入住碼，客人會把訊息淹沒在對話裡，到了門口又回頭問你一次。入住碼在「入住當天」或「完成報到」那一刻出現，客人通常剛好需要它。

一則訊息範例（入住當天）

您好，今天的入住資訊：房號 305、B 床。入住碼 ○○○○（只限本次住宿使用）。Wi-Fi 名稱與密碼在房門內側的卡片上。熱水需先等約一分鐘。明天退房時間為 11:00。

這一則沒有任何問句，客人讀完就知道下一步，不需要回覆。

三則反而招來回覆的訊息

1. 「請回覆確認收到」

你以為是確認客人有看到，實際上每位客人都會回一句「好的」「收到」「謝謝」，有人還會順便附一個問題。櫃檯要逐一處理這些對話，工作量比沒發還多。真的需要確認的事，例如晚到時間，就單獨問，並給出選項讓客人點選，不要讓他自由輸入。

2. 一次丟出整篇住宿規則

幾百字的規則大全，客人不會讀完，只會讀到其中一兩條，然後針對那一兩條來問：「垃圾要分幾類？」「可以帶外食嗎？」「幾點以後要小聲？」規則比較合理的做法是拆開，跟情境綁在一起。垃圾規則放在退房前一晚的訊息，安靜時間放在入住當天。每一則只放該情境真的用得到的那一兩條。

3. 「有任何問題歡迎隨時詢問我們！」

這句話本意是友善，但它等於邀請客人把所有問題都丟過來，包括你原本已經寫在訊息裡的內容。與其這樣說，不如直接寫明「櫃檯服務到晚上幾點」「緊急狀況打這支電話」，把能問的範圍講清楚。客人知道問誰、什麼時候問，反而會少問。

語言：依客人的語言發，不要一則訊息寫四種

台灣的民宿和青旅，客人通常有台灣本地客，也有日本、韓國、港澳與東南亞的旅客。常見的錯誤是把中、英、日文全部塞進同一則訊息，結果每位客人都要在一大段文字裡找自己的語言，更容易漏看重點。

• 依客人的語言各發一版：用訂房時的語言或國籍判斷，不確定時發英文。
• 地名、出口、房號用原文：例如車站出口名稱、路名，客人在現場要對照看板，翻得太漂亮反而對不上。
• 句子短、一句一件事：機器翻譯在短句上比較不會出錯，客人讀起來也快。
• 讓一位會該語言的人看過一次：範本只要確認一次就能長期使用，不需要每次都審。

Kimchee 的住客頁面目前支援四種語言：韓文、英文、日文、中文。泰文、西班牙文等其他語言的客人，建議還是準備英文版作為備案。

怎麼知道你的訊息有沒有用

不需要任何軟體或數字報告，先拿你最近一個月的客人對話紀錄，把「客人主動問的問題」分類，通常前五名就占了大部分。然後逐題檢查：這題的答案，有沒有在對的時間點放進某一則訊息裡？沒有的話補上，有的話看是不是放得太早或太晚。調整一個月後再數一次，數字自己會告訴你有沒有變少，不用我們替你算。

這套順序可以用什麼工具做

上面的順序不綁特定軟體，用 LINE 的範本、OTA 內建的訊息功能或手動複製貼上都做得到。差別在於有沒有人每天記得發、發的時間是否準確，以及能不能依客人語言分開處理。旅宿房間一多，這些就會變成每天固定的人工作業。

Kimchee PMS 有自動住客訊息功能，搭配 My Stay 住客網頁與自助入住：客人掃描證件後，系統會把姓名和當天的訂單做相似比對（拼法略有差異也能對上，信心不足時會標記，交給櫃檯確認），比對成功後畫面會用客人的語言顯示房號、床位號與入住碼。入住碼是旅宿事先登錄好的，系統負責顯示，不是智慧門鎖連動。各功能的細節可以看功能介紹，運作流程可以看運作方式。

我們自己在釜山經營旅宿，有青旅型、客房型與公寓型，天天都在用這套東西，所以上面的問題清單不是理論，而是櫃檯每天實際遇到的情況。費用方面，客房數 1～10 間的方案是每月 60 美元（含稅），11～20 間是 80 美元，所有方案功能相同，通路管理器不另外收費。完整的級距與宿舍床位換算方式，請看費用方案。

下一步

如果你想知道這套訊息順序放進你的房型和床位結構後會是什麼樣子，歡迎聯絡我們，把你現在最常被問的五個問題告訴我們，我們直接用你的情境示範。