Cómo cambiar de PMS sin perder reservas: orden de migración

La respuesta corta

Para cambiar de PMS sin perder reservas, el orden importa más que la velocidad: (1) primero haces inventario y limpias lo que vas a migrar, (2) cargas en el sistema nuevo las reservas que no vienen de una OTA, (3) conectas los canales una sola vez y con un mapeo revisado, y (4) mantienes el sistema viejo en modo consulta hasta que salga el último huésped que reservó en él. Entre el paso 2 y el 3 hay una etapa de trabajo en paralelo, pero con una regla estricta: solo un sistema manda sobre la disponibilidad en cada momento.

El paso que casi todos subestiman es el remapeo de las OTA: relacionar cada habitación, cama y tarifa del PMS nuevo con lo que ya existe en Booking.com, Airbnb, Hostelworld y demás. Ahí es donde aparecen las sobreventas y las noches que se cierran solas. Más abajo lo desarrollamos con detalle.

Escribimos esto como operadores. Nosotros mismos manejamos alojamientos en Busan (Corea) y en Canadá, y hemos pasado por cambios de sistema con huéspedes ya en casa y reservas futuras en el calendario. Lo que sigue es la secuencia que preferimos, no una receta mágica.

Antes de tocar nada: elige la fecha y haz inventario

La fecha del cambio

No cambies un viernes de temporada alta ni la semana de un festivo largo. Busca un tramo con pocas llegadas y pocas salidas, idealmente a mitad de semana. Lo que quieres es que el día del corte haya pocos check-ins que dependan del sistema nuevo y que tengas tiempo de revisar con calma.

Qué hay que inventariar

Abre una hoja de cálculo y anota todo lo que hoy vive dentro del PMS viejo, aunque nadie lo recuerde:

• Estructura: habitaciones privadas, dormitorios, número de camas por dormitorio, nombres exactos que usan las OTA.
• Tarifas: tarifas base, flexibles y no reembolsables, suplementos por persona extra, estancia mínima, cierres por llegada o salida.
• Impuestos y extras: tasa turística si aplica, desayuno, toallas, lavandería, depósitos.
• Mensajes automáticos: confirmación, instrucciones de llegada, recordatorio, mensaje de salida. Copia el texto tal cual.
• Usuarios y permisos: quién es recepción, quién limpieza, quién gerencia.
• Integraciones sueltas: pasarela de pagos, hoja de cálculo de contabilidad, cerraduras, registro de viajeros si tu país lo exige.

Este último punto merece una pregunta directa al proveedor nuevo. Si en tu país hay obligación de registrar a los viajeros ante las autoridades, no asumas que el sistema nuevo lo cubre igual que el anterior. Pregunta, y pide la respuesta por escrito.

Paso 1: exporta y reconcilia las reservas futuras

Saca del sistema viejo todas las reservas con salida posterior a la fecha del corte. Por cada una necesitas, como mínimo: nombre del huésped, fechas, habitación o cama asignada, canal de origen, número de confirmación de la OTA, importe total, importe cobrado, notas y hora de llegada si la conocen.

Después viene lo que nadie quiere hacer pero evita los problemas: compara el export con los extranets de cada OTA. Para las reservas de OTA, la fuente de verdad es la OTA, no tu PMS. Si el export dice 41 reservas futuras en Booking.com y el extranet muestra otro número, averigua por qué antes de seguir. Suelen ser cancelaciones que no se sincronizaron, reservas modificadas o cambios de habitación hechos a mano.

Qué se carga primero

Aquí está la distinción útil: las reservas que llegaron por OTA volverán a entrar cuando conectes los canales en el sistema nuevo (según cómo funcione la importación de tu channel manager, verifícalo antes). En cambio, las reservas que solo existen en tu PMS viejo no volverán por sí solas:

• reservas directas por teléfono, WhatsApp, correo o web propia;
• reservas de grupos y bloqueos manuales;
• estancias largas con acuerdos especiales;
• cierres por mantenimiento y habitaciones fuera de servicio;
• reservas con depósito cobrado fuera de la OTA.

Esas son las que se cargan primero, a mano o por importación, y se revisan una por una. Si pierdes una reserva de OTA, la OTA te la recuerda. Si pierdes una directa, nadie lo hace hasta que el huésped aparece en la puerta.

Pagos y depósitos

No intentes mover datos de tarjetas de un sistema a otro. Registra en cada reserva cuánto está cobrado y por qué medio, y deja el cobro pendiente en la pasarela que corresponda. Si el viejo sistema cobraba una garantía con tarjeta, decide de antemano quién y cómo cobra el saldo en esas reservas.

Paso 2: configura el sistema nuevo sin conectar los canales

Con los canales aún apagados, monta la estructura: habitaciones, camas, tarifas, usuarios, plantillas de mensajes. Es el momento de usar el calendario con las reservas directas ya cargadas y comprobar que no hay solapamientos ni camas sin asignar.

Si tu alojamiento mezcla dormitorios y privadas, revisa especialmente la lógica por cama. Un dormitorio de 8 camas no es una habitación de 8 plazas intercambiables en todas las OTA, y cada una lo trata distinto. En las funciones del PMS verás cómo trabajamos el calendario por cama y la asignación de habitaciones; sea cual sea el sistema que elijas, exige que te lo enseñen con tus propios dormitorios, no con una demo genérica.

También es buen momento para entrenar al personal. Dedica una sesión corta a cada rol: recepción practica crear, mover y cancelar una reserva; limpieza practica su vista de tareas. En Kimchee el acceso del equipo es con nombre y PIN de 6 dígitos, con cuatro roles (jefe de equipo, recepción, limpieza y general), así que el entrenamiento por rol es directo. Pero el principio sirve para cualquier sistema: nadie debería ver el sistema por primera vez el día del corte.

Paso 3: el periodo en paralelo (y su regla de oro)

Trabajar «en paralelo» suele entenderse mal. No significa tener dos sistemas empujando disponibilidad a las mismas OTA. Eso es la receta de las sobreventas, porque cada uno sobrescribe lo que envió el otro. En general, una misma ficha de OTA solo debería tener un proveedor de conectividad activo a la vez.

Lo que sí funciona:

1. El sistema viejo sigue conectado y es el maestro. Todas las reservas reales entran por ahí.
2. El sistema nuevo es un espejo. Durante unos días, recepción copia ahí las reservas nuevas y los cambios, sin canales conectados. No es elegante, pero es barato y revela rápido los huecos de configuración.
3. Cada mañana comparas las llegadas del día y de los próximos días entre ambos sistemas. Cualquier diferencia es un problema de datos o de proceso que prefieres descubrir ahora.

¿Cuánto dura? Lo suficiente para que haya pasado por el sistema nuevo un ciclo completo: reserva, modificación, cancelación, check-in, check-out y cierre de caja. Para un alojamiento con mucho movimiento pueden bastar pocos días; con poco movimiento, quizá una o dos semanas. No lo alargues sin necesidad: el trabajo doble cansa y, cuando cansa, se cometen errores.

Una trampa menor pero real: los mensajes automáticos. Si ambos sistemas tienen activados los mensajes de confirmación o de pre-llegada, el huésped recibirá duplicados o instrucciones contradictorias. Mantén activo solo uno, el del sistema maestro.

Paso 4: el remapeo de OTA, el paso que todos subestiman

Conectar un canal no es pulsar un botón y listo. Cada OTA tiene su propia estructura de tipos de habitación y planes de tarifa, y el channel manager necesita saber qué elemento de tu PMS corresponde a cada uno. Eso es el mapeo. Si un solo vínculo está mal, las consecuencias son silenciosas: una habitación que nunca se vende, una tarifa publicada con el precio equivocado o una disponibilidad que no baja cuando entra una reserva.

Qué hay que mapear

Cómo lo hacemos para no confiar a ciegas

1. Documenta antes de mapear. Haz una captura o lista de cómo está cada ficha de cada OTA hoy: nombres, tarifas, restricciones. Es tu punto de retorno.
2. Desconecta el sistema viejo y conecta el nuevo el mismo día, en una franja de poco movimiento, y no canal por canal en semanas distintas. Dejar OTA a medias entre dos sistemas es el escenario más difícil de depurar.
3. Haz un empuje completo de disponibilidad y tarifas en cuanto termine el mapeo, no solo de las fechas más cercanas.
4. Verifica en el extranet de cada OTA, no en tu PMS. Mira unas cuantas fechas concretas: una de poca ocupación, una llena, una con estancia mínima, un dormitorio con camas ya vendidas. ¿Coinciden las cifras?
5. Haz la prueba de la habitación cerrada. Bloquea una habitación en el PMS nuevo y comprueba que desaparece de la disponibilidad en cada canal; luego libérala y comprueba que reaparece. Si puedes hacer una reserva de prueba o una reserva propia con tarifa pública, compruébala también en sentido inverso: entra en el PMS con el canal y el número de confirmación correctos, y la disponibilidad baja.
6. Revisa la tarde del día del corte y la mañana siguiente. Los errores de mapeo suelen salir con la primera reserva real.

Cuántos canales tienes conectados cambia el tamaño de este paso. Un alojamiento con dos OTA lo hace en una tarde; uno con seis o más necesita más margen y alguien con cabeza fría revisando. Nuestro channel manager está incluido en el precio y se apoya en Channex, con más de 490 canales disponibles; puedes ver cuáles en la página de canales. Pero la cifra no te ahorra la revisión: cada canal se mapea y se comprueba.

Paso 5: el día del corte, en orden

1. Congela cambios en el sistema viejo (nadie crea ni mueve reservas a mano).
2. Haz un último export de reservas futuras y compáralo con lo cargado en el sistema nuevo.
3. Desconecta los canales del sistema viejo.
4. Conecta y mapea los canales en el nuevo; empuja disponibilidad y tarifas.
5. Verifica en cada extranet (lista del apartado anterior).
6. Activa los mensajes automáticos del sistema nuevo y desactiva los del viejo.
7. Revisa las llegadas de hoy y de los próximos días, una por una, con la lista del sistema viejo en la mano.

Después del corte

No apagues el sistema viejo ese mismo día. Déjalo en modo consulta, sin canales conectados, hasta que haya salido el último huésped que reservó antes del cambio. Te servirá para resolver dudas de cobros, notas de reservas y cualquier discrepancia.

Durante la primera semana, revisa cada mañana tres cosas: las llegadas del día frente a las OTA, las reservas nuevas de las últimas 24 horas (¿entraron en el canal correcto y con el importe correcto?) y las camas o habitaciones que aparecen libres en las OTA pero ocupadas en el PMS. Cinco minutos al día evitan una sobreventa un sábado por la noche.

Si usas check-in autónomo con escaneo de documento, haz pruebas con llegadas reales de bajo riesgo antes de depender de él. En nuestro caso, el sistema empareja el nombre escaneado con las reservas del día aunque la ortografía no coincida exactamente, y si la confianza es baja lo marca para que el personal lo confirme. Ese tipo de comportamiento conviene verlo funcionar con nombres reales de tus huéspedes (con tildes, apellidos dobles, nombres compuestos) antes de dejar el mostrador sin personal.

Errores que vemos repetirse

• Dos sistemas empujando disponibilidad a la vez. Es la causa más común de sobreventas en un cambio.
• No cargar las reservas directas porque «ya estaban en el calendario viejo».
• Mapear por nombre en lugar de por estructura. Dos habitaciones llamadas «Doble» no siempre son la misma ficha.
• Verificar solo en el PMS nuevo y no en el extranet de cada OTA.
• Cambiar en temporada alta porque «así el sistema nuevo se paga antes».
• No avisar al equipo de qué sistema manda durante el paralelo.

Antes de decidir, mira el coste real del cambio

El coste de migrar no es solo la cuota mensual: es el tiempo de recepción durante el paralelo, el riesgo de una sobreventa y las horas del remapeo. Calcúlalo con tus datos: cuántas horas de personal, cuántas reservas futuras hay en cartera y cuánto te cuesta resolver una sobreventa (reubicar al huésped, compensar, reseña posible). Esa cuenta, hecha con tu propio libro de reservas, te dirá cuánto margen tienes y cuándo conviene mover.

Sobre precio, nuestras tarifas están publicadas en la página de precios: por rango de habitaciones, con las mismas funciones en todos los planes, sin permanencia y sin cargo aparte por el channel manager. Para alojamientos con una sola ficha y dirección, 1–10 habitaciones cuestan USD 60 al mes (impuestos incluidos); hay también un plan por unidad para apartamentos o estudios. Si comparas con otros sistemas, mira la estructura (si el channel manager se cobra aparte o no, si hay permanencia) y consulta las tarifas oficiales de cada proveedor, que cambian. Para las dudas habituales hay una sección de preguntas frecuentes, y cómo funciona explica el flujo general.

Resumen en una página

1. Elige un periodo tranquilo y haz inventario completo.
2. Exporta reservas futuras y reconcilia con los extranets.
3. Carga primero las reservas que no vienen de OTA.
4. Configura el sistema nuevo con los canales apagados y entrena al equipo.
5. Opera en paralelo con un único maestro de disponibilidad.
6. Remapea y verifica en cada OTA; prueba cerrando una habitación.
7. Desconecta uno y conecta el otro el mismo día.
8. Mantén el sistema viejo en consulta hasta que salga el último huésped.

Si estás pensando en cambiar y quieres que revisemos contigo tu estructura de habitaciones, canales y fechas antes de decidir, escríbenos desde la página de contacto y lo vemos con tus números.