PMS 교체 이전 순서: 예약 안 놓치고 갈아타는 법
PMS 교체 이전 시 라이브 예약을 잃지 않는 순서입니다. 무엇을 먼저 옮기고 언제까지 병행하며, OTA 재매핑에서 무엇이 터지는지 운영자 관점에서 정리했습니다.
먼저 결론: 예약이 사라지는 지점은 데이터 이전이 아닙니다
PMS를 바꿀 때 예약을 잃는 순간은 대개 데이터를 옮기는 때가 아닙니다. OTA 연결을 옛 시스템에서 새 시스템으로 넘기는 때입니다. 그래서 순서의 핵심은 두 가지입니다. 새 시스템을 OTA에 연결하기 전에 객실 구조와 요금을 전부 맞춰 두는 것, 그리고 병행 기간에도 재고를 OTA로 내보내는 시스템은 한 번에 하나만 두는 것입니다.
전체 순서는 아래와 같습니다. 각 단계는 뒤에서 하나씩 설명합니다.
- 옛 시스템의 예약·객실·요금 정보를 먼저 꺼내 둡니다.
- 새 시스템에서 객실·베드 구조와 요금을 세팅합니다. 아직 OTA는 연결하지 않습니다.
- 앞으로 도착할 예약 목록을 기준표로 만듭니다.
- 컷오버 날짜를 정하고 OTA를 재매핑합니다.
- 짧게 병행 운영하면서 두 시스템의 예약을 대조합니다.
- 문제가 없으면 옛 시스템의 OTA 연결을 끊고 해지합니다.
1단계. 옮기기 전에 먼저 꺼내 둘 것
옛 시스템이 아직 켜져 있을 때 받아 두어야 하는 자료가 있습니다. 해지한 뒤에는 다시 받기 어렵습니다.
- 앞으로 체크인할 모든 예약: 투숙자 이름, 체크인·체크아웃 날짜, 객실이나 베드 배정, 예약 채널, 결제 상태, 요청사항
- 객실 목록과 각 객실의 정원, 도미토리는 베드 수
- 요금 구조: 기본 요금, 주말·성수기 요금, 비환불 요금처럼 따로 운영하던 요금 종류
- OTA별 객실 이름. 옛 시스템 화면에 보이는 이름과 OTA 관리자 화면의 이름이 다른 경우가 많습니다.
- 자동 메시지 문구, 체크인 안내문, 출입 코드 운영 규칙
기존 PMS가 내보내기 기능을 제공하면 파일로 받고, 없으면 화면 캡처나 인쇄본으로라도 남겨 둡니다. 과거 예약 전부를 옮길 필요는 없습니다. 급한 것은 미래 예약이고, 과거 예약은 정산이나 문의 대응용으로 보관만 해도 충분한 경우가 많습니다.
2단계. 새 시스템에 구조부터 만들기
OTA를 연결하기 전에 객실과 베드 구조를 실제 숙소와 똑같이 만듭니다. 이 단계를 대충 하면 재매핑 때 문제가 한꺼번에 터집니다. 도미토리가 있다면 베드 단위로 쪼갰는지 확인합니다. 방 하나로만 잡아 두면 베드 단위로 파는 채널과 재고가 맞지 않습니다.
요금도 이때 입력합니다. 새 시스템에 재고와 요금이 완성된 상태에서 OTA를 연결해야 합니다. 빈 상태로 연결하면 예상치 못한 날짜가 열리거나 요금이 기본값으로 올라갈 수 있습니다.
3단계. 기준표 만들기: 컷오버 날짜 기준으로 나누기
예약을 날짜로 나누어 기준표를 만듭니다. 컷오버일 이전에 체크인해서 아직 투숙 중인 예약과, 컷오버일 이후에 체크인할 예약입니다. 이 표가 병행 기간에 두 시스템을 대조할 때의 정답지가 됩니다.
컷오버일은 체크인이 적은 평일 낮으로 잡는 편이 안전합니다. 만실에 가까운 주말 직전은 피합니다. 문제가 생겨도 수동으로 수습할 수 있는 규모여야 하기 때문입니다.
투숙 중인 예약은 새 시스템에 직접 입력하는 것이 확실합니다. 건수가 많지 않고, 체크아웃 처리와 하우스키핑 연결에 필요하기 때문입니다.
4단계. 대부분이 과소평가하는 OTA 재매핑
재매핑은 OTA에 올라가 있는 각 객실 상품을 새 시스템의 어느 객실·요금과 이어 줄지 다시 정하는 작업입니다. 클릭 몇 번이면 될 것 같지만 실제로는 가장 오래 걸리고 사고도 가장 많이 납니다. 연결 가능한 채널은 채널 안내에서 확인할 수 있습니다.
| 증상 | 흔한 원인 | 확인 방법 |
|---|---|---|
| 오버부킹 | 옛 시스템과 새 시스템이 같은 객실 재고를 동시에 OTA로 보냄 | 컷오버 시각을 정하고, 그 이후 옛 시스템의 OTA 전송을 중단했는지 확인 |
| 없던 날짜가 열림 | 새 시스템의 재고 초기값이 실제보다 큼 | 연결 직후 OTA 관리자 화면에서 향후 몇 달치 캘린더를 직접 열어 봄 |
| 요금이 이상함 | 비환불, 조식 포함 같은 요금 플랜이 일대일로 매핑되지 않음 | OTA별 요금 플랜 목록을 적어 두고 하나씩 대응시킴 |
| 도미토리 재고 불일치 | 베드 단위 판매와 객실 단위 판매를 혼동 | 도미토리 상품마다 판매 단위를 확인 |
| 예약이 두 번 보임 | 병행 중 같은 예약이 두 시스템에 들어옴 | 예약 번호로 대조 |
특히 조심할 것은 한 객실이 여러 OTA 상품에 걸쳐 있는 경우입니다. 4인실을 어떤 채널에는 방 단위로, 다른 채널에는 베드 단위로 올려 두었다면, 어느 한쪽 매핑이 어긋나는 순간 같은 베드를 두 번 팔게 됩니다. 이 숙소에 이런 상품이 있는지 재매핑 전에 OTA별로 적어 두십시오.
매핑은 한 번에 전부 하지 않습니다. 가장 예약이 많은 채널 하나부터 매핑하고, 테스트 예약이나 실제 신규 예약이 새 시스템에 제대로 들어오는지 본 뒤 다음 채널로 넘어갑니다. 한 채널에서 구조적 실수를 발견하면 다른 채널은 같은 실수를 피할 수 있습니다.
5단계. 병행 운영은 얼마나, 어떻게
병행 운영은 두 시스템을 똑같이 쓰는 것이 아닙니다. 역할을 나눕니다.
- 재고와 요금의 전송 권한: 컷오버 이후에는 새 시스템만 갖습니다.
- 옛 시스템: 읽기 전용 참고용입니다. 여기에서 예약을 수정하지 않습니다.
- 자동 게스트 메시지: 한쪽만 켭니다. 양쪽을 다 켜 두면 게스트가 같은 안내를 두 번 받습니다.
- 직원 교육: 프런트 담당자 한 명이 먼저 써 보고, 나머지 직원이 합류합니다.
병행 기간은 숙소마다 다릅니다. 기준은 날짜 수가 아니라 확인 항목입니다. 아래가 모두 맞아야 옛 시스템을 닫을 수 있습니다.
- 주말을 포함해 신규 예약이 새 시스템에 끊김 없이 들어왔다.
- 취소와 변경이 OTA에서 새 시스템으로 반영되었다.
- 체크인과 체크아웃을 새 시스템에서 최소 한 번 이상 처리했다.
- OTA 관리자 화면의 잔여 재고와 새 시스템 재고가 같다.
취소·변경 확인을 빼먹지 마십시오. 신규 예약만 확인하고 넘어갔다가, 나중에 취소된 예약이 방을 계속 막고 있는 것을 발견하는 경우가 흔합니다.
6단계. 해지 전에 한 번 더
옛 시스템의 OTA 연결을 끊고 나서도, 그 시스템에 남은 예약 기록을 정산에 쓸 일이 있을 수 있습니다. 해지 전에 마지막 내보내기를 받아 둡니다. 해지 후에 자료가 필요해지는 때는 보통 월말 정산이나 세무 자료 준비 시점입니다.
롤백 계획도 미리 적어 둡니다. 컷오버 날 새 시스템에서 예상치 못한 문제가 생기면 어느 시점까지 옛 연결로 되돌릴지, 누가 판단할지를 정해 두면 당황하지 않습니다.
우리가 이 순서를 이렇게 쓰는 이유
우리는 부산에서 게스트하우스와 레지던스를 직접 운영합니다. 그래서 PMS를 바꾸는 날에도 체크인은 멈추지 않는다는 점을 잘 압니다. 위 순서는 프런트를 닫지 않고 바꿀 수 있는 방식으로 정리한 것입니다. 특정 도구에 종속되는 내용은 아닙니다.
Kimchee PMS는 채널매니저가 포함되어 있고, 장기 약정이 없고, 채널매니저 비용을 따로 청구하지 않습니다. 병행 기간에 새 시스템 요금이 겹쳐 나가는 점이 부담될 수 있는데, 약정이 없으니 기간을 길게 잡을 이유가 줄어듭니다. 객실 수에 따른 월 요금은 요금 안내에서 확인하십시오. 기능이 어디까지인지는 기능 안내에 정리해 두었고, 자주 묻는 질문은 FAQ에 있습니다.
다른 PMS의 요금이나 채널매니저 과금 구조는 각 사 공식 요금표에서 확인하시기 바랍니다. 비교할 때는 금액보다 채널매니저가 별도 과금인지, 약정 기간이 있는지 같은 구조를 먼저 보십시오.
마무리 체크리스트
- 미래 예약 목록과 요금 구조를 옛 시스템에서 먼저 꺼내 두었다.
- 새 시스템에 객실·베드 구조와 요금을 OTA 연결 전에 완성했다.
- 컷오버 날짜와 시각, 옛 시스템의 전송 중단 시점을 정했다.
- OTA 상품과 요금 플랜 목록을 적어 두고 하나씩 매핑한다.
- 자동 메시지는 한쪽만 켜 둔다.
- 신규·취소·변경 예약이 모두 정상 반영되는지 보고 나서 해지한다.
우리 숙소 구조에 맞는 이전 순서가 궁금하시면 문의 페이지로 현재 객실 수와 연결 중인 OTA를 알려 주십시오. 같은 운영자의 입장에서 함께 순서를 검토해 드립니다.