เปลี่ยนระบบ PMS ไม่ให้การจองหาย: ลำดับย้ายที่ใช้ได้จริง

คำตอบสั้น ๆ ก่อน

การเปลี่ยน PMS โดยไม่ให้การจองหายมีหลักข้อเดียว: ในเวลาใดเวลาหนึ่ง ต้องมีระบบเดียวเท่านั้นที่ส่งห้องว่างและราคาไปยัง OTA ระบบเก่ากับระบบใหม่ใช้คู่กันได้ แต่ห้ามให้ทั้งสองระบบคุมช่องทางขายพร้อมกัน เพราะนั่นคือต้นเหตุของการจองซ้อน

ลำดับงานที่เราใช้คือ ถ่ายสำเนาการจองล่วงหน้าไว้ก่อน แล้วย้ายการจองที่ไม่ได้มาจาก OTA เป็นอันดับแรก จากนั้นสร้างห้องและแผนราคาในระบบใหม่ ทำ OTA re-mapping ให้ครบทุกช่องทาง ใช้สองระบบคู่กันช่วงสั้น ๆ เลือกวันตัดสลับที่เช็กอินน้อย และเฝ้าดู 48 ชั่วโมงแรก ขั้นที่หลายคนประเมินต่ำที่สุดคือ re-mapping ซึ่งจะอธิบายละเอียดด้านล่าง

ก่อนแตะระบบใหม่: ถ่ายสำเนาการจองทั้งหมด

export หรือจดรายการจองล่วงหน้าทั้งหมดเป็นไฟล์เดียว ใช้เป็นความจริงตั้งต้นตอนตรวจทาน ต่อหนึ่งการจองควรมีข้อมูลดังนี้

• ชื่อแขก วันเช็กอิน วันเช็กเอาต์ ประเภทห้องหรือเตียง
• ช่องทางที่จองเข้ามา และเลขที่การจองของ OTA นั้น
• ยอดที่ชำระแล้ว ยอดค้างชำระ และมัดจำที่รับไว้
• หมายเหตุ เช่น มาถึงดึก ขอเตียงล่าง จองห้องติดกัน

ถ้าหลังย้ายแล้วจำนวนหรือยอดไม่ตรง คุณจะเห็นทันทีว่าขาดตรงไหน

ย้ายอะไรก่อน

ให้ย้ายข้อมูลที่ หาจากที่อื่นไม่ได้ ก่อน การจองจาก OTA ยังเปิดดูได้ใน extranet ของแต่ละเจ้า แต่การจองที่รับทาง LINE, Facebook, โทรศัพท์ หรือวอล์กอิน พร้อมมัดจำที่โอนผ่านพร้อมเพย์ มักมีอยู่แค่ในระบบเก่าหรือสมุดของคุณ

1. การจองตรงพร้อมมัดจำ: ไม่มีสำเนาที่อื่น เทียบจำนวนและยอดมัดจำกับไฟล์ที่ถ่ายไว้
2. ผังห้อง เตียง และประเภทห้อง: ทุกอย่างที่เหลืออ้างอิงโครงสร้างนี้ นับให้ตรงกับของจริงและกับที่ลงไว้ใน OTA
3. การจองจาก OTA ที่เช็กอินภายใน 30 วัน: เสี่ยงจองซ้อนในระยะใกล้ที่สุด เทียบเลขที่การจองกับ extranet ทีละรายการ
4. การจองจาก OTA ที่ไกลกว่านั้น: เสี่ยงน้อยกว่า เทียบยอดรวมรายเดือนก็พอ
5. แขกที่พักอยู่ตอนนี้: ปล่อยให้จบในระบบเก่าได้ แต่ต้องกันห้องนั้นไว้ในระบบใหม่

ประวัติแขกเก่าและรายงานย้อนหลังไม่ต้องรีบ เก็บไฟล์ไว้ก่อนแล้วค่อยตัดสินใจ การย้ายทุกอย่างรอบเดียวมักทำให้โครงการยืดโดยไม่จำเป็น

อีกเรื่องที่ไม่ควรหลุดคือการแจ้งข้อมูลแขกต่างชาติกับ ตม. (ตม.30) ให้ทำตามขั้นตอนเดิมต่อไป อย่าสมมติว่าระบบใหม่ทำแทน ถ้าสงสัยให้ถามผู้ให้บริการก่อนเปลี่ยนวิธีทำงาน

OTA re-mapping: ขั้นที่ทุกคนประเมินต่ำ

หลายคนคิดว่าย้าย PMS คือนำการจองเข้าระบบใหม่ แต่งานที่กินเวลาจริงคือ เชื่อมแต่ละ OTA กลับมาให้ตรงกับห้องในระบบใหม่ จับคู่ผิดห้องเดียว ระบบอาจเปิดขายห้องที่ไม่ว่าง หรือปิดขายห้องที่ว่างโดยไม่มีใครรู้ตัว

สิ่งที่ต้องจับคู่ให้ครบ

• ประเภทห้อง: ชื่อใน OTA กับชื่อในระบบมักไม่เหมือนกัน และแต่ละ OTA ตั้งชื่อต่างกันได้ เขียนตารางเทียบไว้ก่อนเริ่มเชื่อม
• แผนราคา (rate plan): ราคารวมอาหารเช้า ราคาไม่คืนเงิน ราคาพักยาว ต้องจับคู่ทีละแผน ไม่ใช่จับแค่ห้อง
• ห้องโดมิทอรี: ดูว่า OTA ขายเป็นห้องหรือเป็นเตียง แล้วตั้งในระบบใหม่ให้ตรงกัน เพราะจำนวนที่ส่งไปขายจะเพี้ยนทันทีถ้านับผิดหน่วย
• ห้องที่ปิดขายอยู่: ห้องซ่อม หรือห้องที่กันไว้ให้เจ้าของ ต้องตั้งสถานะในระบบใหม่ก่อนเปิดการเชื่อม ไม่เช่นนั้นจะถูกปล่อยขายเป็นห้องว่าง
• ข้อกำหนดการขาย: จำนวนคืนขั้นต่ำ วันห้ามเช็กอิน นโยบายยกเลิก ที่ตั้งไว้ใน extranet ต้องตรวจให้ครบ

วิธีตรวจหลังเชื่อมแต่ละช่อง

ทำทีละ OTA อย่าเปิดพร้อมกันหมด หลังเชื่อมแล้วให้เปิด extranet ดูห้องว่างและราคา 2–3 วันที่เลือกไว้ เทียบกับที่ระบบใหม่แสดง จากนั้นปิดห้องหนึ่งห้องในระบบใหม่แล้วดูว่า OTA ปิดตามภายในไม่กี่นาทีหรือไม่ ถ้าตรง ค่อยไปช่องถัดไป งานส่วนนี้ช้า แต่ถูกกว่าการต้องย้ายแขกที่มาถึงแล้วไปพักที่อื่น

ช่วงใช้สองระบบคู่กัน

ช่วงคู่ขนานควรสั้น ราว 2–7 วันก็พอ ยิ่งยาวยิ่งมีคนลืมจดลงอีกระบบ กติกาที่ใช้ได้คือ

• ให้ระบบเดียวเป็น "ตัวคุมช่องทางขาย" ส่วนอีกระบบใช้เป็นสำเนาไว้เทียบ
• การจองใหม่ทุกรายการ ทั้งตรงและจาก OTA ให้พนักงานจดลงทั้งสองระบบ ตั้งคนรับผิดชอบเป็นชื่อ ไม่ใช่ "ทุกคนช่วยกัน"
• ปิดกะทุกวัน นับจำนวนห้องที่เช็กอินและเช็กเอาต์ในสองระบบให้ตรงกัน ถ้าไม่ตรง หาสาเหตุก่อนปิดกะ
• แปะประกาศหน้าเคาน์เตอร์ว่าตอนนี้ระบบไหนคือตัวจริง กันพนักงานกะดึกแก้ผิดที่

วันตัดสลับ

เลือกวันที่เช็กอินน้อย และไม่ใช่ช่วงเทศกาลใหญ่ เช่น สงกรานต์หรือปีใหม่ ทำตอนกลางวันที่มีคนครบ ไม่ใช่ตอนใกล้เที่ยงคืน ลำดับในวันนั้นคือ

1. ถ่ายสำเนาการจองล่าสุดอีกรอบ
2. ตัดการเชื่อม OTA ออกจากระบบเก่า แล้วเชื่อมกับระบบใหม่ทีละช่อง
3. เปิด extranet เทียบการจองที่เข้ามาระหว่างตัดสลับ แล้วนำเข้าระบบใหม่ให้ครบ
4. ตรวจห้องว่างของ 7 วันข้างหน้าในทุกช่องอีกครั้ง

48 ชั่วโมงแรกหลังตัดสลับ

เปิด extranet ของ OTA หลักค้างไว้และเช็กวันละหลายรอบ ดูว่าการจองใหม่เข้าระบบใหม่ตรงกับห้องที่ตั้งไว้ และดูอีเมลแจ้งเตือนจาก OTA ว่ามีการจองที่ส่งไม่สำเร็จหรือไม่ เก็บระบบเก่าไว้อย่างน้อยหนึ่งรอบบิลหลังตัดสลับ เผื่อต้องย้อนไปดูข้อมูล และอย่าเพิ่งยกเลิกจนกว่าการจองทั้งหมดที่ย้ายมาจะเช็กเอาต์ครบ

ส่วนที่เราทำเองในโฮสเทล

เราเป็นทีมที่ทำ Kimchee PMS และดูแลที่พักเองในปูซาน รวมสามแห่งที่ใช้ระบบนี้ทุกวัน ขั้นตอนข้างบนคือสิ่งที่เราระวังเวลาเปลี่ยนระบบ ส่วนที่เกี่ยวกับ OTA นั้น Kimchee มี channel manager รวมอยู่ในแพ็กเกจโดยไม่คิดค่าใช้จ่ายเพิ่ม ทำงานบน Channex รองรับช่องทางมากกว่า 490 ช่อง รวมถึง Booking.com, Airbnb, Agoda, Expedia, Hostelworld และ Trip.com ดูรายละเอียดได้ที่หน้า ช่องทางที่เชื่อมต่อได้ ส่วนฟีเจอร์อื่นอย่างปฏิทินระดับเตียงและการจัดห้องดูได้ที่ หน้าฟีเจอร์ และเรื่องราคาที่คิดตามจำนวนห้องโดยไม่มีสัญญาผูกมัดอยู่ที่ หน้าราคา

ถ้าคุณกำลังวางแผนย้ายและอยากให้ช่วยดูลำดับงานของที่พักคุณ ทักมาคุยได้ที่ หน้าติดต่อ เราจะบอกตามจริงว่าขั้นไหนต้องระวังสำหรับที่พักของคุณ