換旅宿管理系統不漏單:PMS 轉換順序與 OTA 重新對應
民宿、青旅更換 PMS 怎麼不漏單?整理資料搬移順序、新舊系統並行的時機,以及最容易被低估的 OTA 房型重新對應步驟。
先講結論:順序比速度重要
換 PMS 不漏單,關鍵是三件事:先搬不會動的資料,再搬未來訂單;新舊系統並行時,同一時間只能有一個系統對 OTA 回寫房況;OTA 的房型與價格方案要一個平台、一個平台逐一重新對應並驗證。真正出事的地方,通常不是匯入資料,而是最後這一步。
以下是我們整理的轉換順序。我們自己在釜山經營三間旅宿,房間數從十幾間到四十幾間都有,最怕的就是週末前一晚發現房況對不上。所以這份清單偏保守,寧可慢一點。
第 0 步:選對日期,先盤點
- 避開連假與旺季前一週。挑平日、入住率低的時段切換,出錯時影響的訂單比較少。
- 列出「今天起所有未來訂單」。包含 OTA 訂單、LINE 或電話訂的房、團體保留、長住客。從舊系統匯出一份清單,這份就是之後核對的標準答案。
- 列出每個平台的上架清單。Booking.com、Agoda、Airbnb、Hostelworld、Trip.com 等,每個平台有幾個房型、幾種價格方案(可退、不可退、含早),一個一個寫下來。
- 記下會被忽略的設定。最少住宿晚數、關房日期、加人費、取消政策、自動發送給房客的訊息範本。
第 1 步:先搬靜態資料
先在新系統建立房型、房間編號、床位配置和價格方案,這些不影響任何一筆訂單,可以慢慢檢查。青旅要特別注意床位的算法:混合宿舍是以床位為單位,不是整間房,建置時就要想清楚,不然之後與 OTA 對應會一直錯位。
同時把員工帳號、角色權限、房客訊息範本也建好。此時還不連任何 OTA。
第 2 步:並行期——誰是「主系統」要說清楚
並行不是「兩邊都開、兩邊都收單」。這是最容易出錯的做法。建議這樣分:
- 舊系統仍是主系統,繼續連著所有 OTA,房況以它為準。
- 新系統先手動建立未來訂單(依第 0 步的清單),每天下班前核對兩邊的當日入住、退房與空房數。
- 並行期間新進的訂單,在兩邊都記一次。時間長短看你每天的訂單量,但至少要經過一個完整的入住到退房循環,以及一次取消或改期。
為什麼 OTA 不能同時連兩套?因為兩個系統會各自推送房量,後推的會蓋掉先推的。你以為關掉的房,另一邊又把它打開了。
第 3 步:OTA 重新對應——大家都低估的一步
訂單資料搬好只是一半。新系統要能正確收單、正確回寫房況,得讓每個 OTA 的「房型 + 價格方案」對應到新系統裡的房型。這一步常見的坑:
| 常見問題 | 後果 |
|---|---|
| OTA 上有多個價格方案,只對應了其中一個 | 某個方案的訂單進不來,或房況沒有同步 |
| 宿舍床位與整間房的單位搞混 | 一張床被賣成一整間,或反過來 |
| Airbnb 一棟多房,每個刊登各自獨立 | 少對應一個,那個刊登就一直開著 |
| 連線後初次同步把新系統的房況推上去 | 新系統若還沒有未來訂單,等於把全部房間打開 |
最後一列最危險。所以連線前一定要先確認新系統裡未來訂單都已建立,再開始對應。
建議做法:一次只切一個平台
- 挑訂單量最少的 OTA 先做。
- 在舊系統切斷該平台的連線,再在新系統連上並完成對應。這段時間盡量選在該平台訂單少的時段。
- 驗證:在新系統關一天房,到該 OTA 後台確認那天真的關了;再開回來。對每個房型和價格方案都做一遍。
- 接著比對該平台未來 90 天的房況與訂單,對照第 0 步的清單,看有沒有重複或漏掉的訂單編號。
- 確認沒問題,再切下一個平台。
為什麼不一次全切?因為出錯時你很難判斷是哪個平台、哪個房型的問題。一次一個,錯了也只影響一個地方。
第 4 步:正式切換日與收尾
- 所有平台都切完、核對一致後,新系統才算主系統。
- 關掉舊系統的自動訊息,避免房客收到兩封一樣的入住說明。
- 舊系統保留唯讀,放到最後一位舊訂單的房客退房、款項核對完畢為止。不要一切完就取消訂閱。
- 最後再與前台一起回顧一次:哪些操作比以前慢、哪些設定漏掉。
費用上的考量
並行期代表一段時間要付兩套費用。這筆成本請用自己的帳算:舊系統月費加新系統月費,乘以預計並行的月數,與一次超賣的補償、改訂、評價損失相比。Kimchee 沒有長期綁約,費用依房間數計算(混合宿舍每 4 張床算 1 間房),功能全部相同,渠道管理也沒有另外收費,所以並行的成本相對好估。其他系統怎麼收費,請以各家官方價目表為準。
我們的做法
Kimchee 是我們自己每天在用的 PMS,支援床位為單位的日曆,渠道管理以 Channex 為基礎,可連接 490 個以上的渠道。至於你現有的訂單要怎麼轉進來、哪個平台先切,每間旅宿狀況不同,建議先看看常見問題,再把你的房型和 OTA 清單整理給我們。
把你的房型與 OTA 清單寄給我們,我們幫你一起排出適合你旅宿的切換順序。